Lorsque le travail est abondant, il est parfois difficile d’organiser sa journée. Les dossiers s’accumulent et il y a visiblement pas assez de temps dans une journée pour tout finir. Il faut savoir maximiser et organiser son temps de travail afin de remplir les objectifs fixés de la journée et être le/la plus productif/ve
Organiser sa journée de travail
Afin de ne pas être débordé/e et perdre le fil de la journée, l’organisation est votre meilleur atout. Dans un premier temps, il est bon de créer un planning clair pour être productif/ve. Il est important de le faire avant de “crouler” sous les documents et ne pas savoir quels dossiers gérer en avance. Visualisez les tâches que vous devez accomplir, énumérez-les en mettant en avant les dossiers à faire en priorités. Attention à ne pas négliger les dossiers moins importants. Si vous êtes une personne avec une mémoire visuelle il est bon de faire un planning avec un dossier ou une tâche de différente couleur, prenez le soin de le faire correctement et barrez les objectifs finis. A la fin de la journée, vous aurez le plaisir de visualiser tout le travail que vous avez effectué. Même si vous êtes une personne multitâches, prenez le temps de remplir vos objectifs un par un, sinon il y a un risque que vous perdiez dans ce qui est demandé.
Prendre du temps pour soi
Il est aussi important de construire votre planning en prenant en compte une marge d’erreur qui peut être un retard ou une absence. Mais aussi en prenant en un temps pour vous si votre planning n’est pas trop chargé. Rangez votre bureau, prenez le temps de souffler sans empiéter sur votre temps, il n’est pas nécessaire de faire une pause de 25 minutes. Mais 5 minutes, en prenant l’air, cela permettra à votre cerveau de respirer et de mieux fonctionner. Les plannings trop chargés vont puiser votre énergie, au bout de quelques jours la fatigue se ressentira dans votre travail.
Des applications pour vous aider
Si vous voulez aller plus rapidement, vous pouvez vous aider d’applications d’organisation. Il en existe une multitude. Comme l’application Timely qui permet une visualisation de la semaine de travail. Elle vous permet également de mieux gérer votre temps sur les dossiers. Il y a également l’application TickTick qui est similaire à une liste de tâches. Vous pouvez rentrer les dossiers à faire pour la journée, les programmer pour les jours, semaines ou encore mois suivants. Vous pouvez mentionner l’importance de base à haute. Elle vous envoie des alertes quand la tâche n’est pas cochée au bout d’un certain temps. Et vous êtes également alerté/e les jours où vous avez prévu quelque chose.
Le partage du travail
Il est important lors d’une surcharge de travail de savoir dire stop. Vous avez le droit de ne plus accepter de dossiers, si vous en avez encore à finir. Et si malgré le fait de refuser, vous en avez encore trop, vous pouvez toujours demander de l’aide. Ne restez pas seul/e face à un obstacle comme un dossier trop compliqué. L’entraide est importante au sein d’une société. Le coworking est une bonne organisation au sein d’une structure. Il permet une entraide et une proximité entre les salariés. Cela permet un travail plus efficace. Et surtout d’être plus productif/ve.
